Nhiều năm trở lại đây, việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các sự kiện được áp dụng một cách triệt để bởi đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh, tiếp thị… Nghề tổ chức sự kiện vì thế cũng được xem là một trong những công việc năng động và thời thượng bậc nhất.

1. Người làm nghề tổ chức sự kiện là ai?

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mà ở đó bên đứng ra tổ chức sự kiện có trách nhiệm điều hành các sự kiện sao cho chúng diễn ra một cách hoàn hảo, nhằm giúp các doanh nghiệp một mặt quảng bá thương hiệu và sản phẩm, mặt khác lại tạo cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với các cơ quan truyền thông hay cơ quan công quyền, tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.

Trên thực tế, tổ chức sự kiện rất đa dạng, từ một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, đám cưới, ra mắt sản phẩm hay một cuộc đi bộ gây quỹ giúp đỡ người nghèo, lễ hội văn hóa, thể thao, các hoạt động xã hội và gây quỹ. Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói và người tổ chức sự kiện phải lo tất cả từ khâu xin giấy phép cho tới tổ chức, tiếp đón và dọn dẹp.

2. Người tổ chức sự kiện làm gì?

Họ lên ý tưởng, kịch bản chương trình, lên danh sách các vật dụng cần có, các nhiệm vụ cần làm để chuẩn bị cho sự kiện và tiến hành, liên hệ với các công ty cần thiết, các khách mời tham gia và gắn bó với sự kiện từ đầu đến cuối chương trình.

Công việc hoàn thiện một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức.

Công việc cụ thể gồm có:

• Ghi nhận các yêu cầu  của khách hàng;
• Nghiên cứu thương hiệu, thông điệp truyền thông, xác định đối tượng mục tiêu, đề ra mục tiêu của sự kiện; từ đó phát triển ý tưởng chủ đạo cho sự kiện, lên kịch bản cho sự kiện cũng như các đề xuất chi tiết (khung thời gian, địa điểm, các vật dụng, trang thiết bị, dịch vụ cần đến, các nhà cung cấp, các thủ tục pháp lí, nhân sự và ngân sách);
• Lập kế hoạch cụ thể các công việc cần làm, tính toán dự trù kinh phí, lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong sự kiện ;
• Thiết lập danh sách và liên hệ khách mời, các nhóm khán giả, nhạc công, diễn viên;
• Truyền thông cho sự kiện;
• Quản lý và giám sát các công việc trước và trong sự kiện;
• Đánh giá sau sự kiện.

3. Người tổ chức sự kiện làm việc ở đâu?

Các nhà tổ chức sự kiện có thể làm việc tại các công đoàn, phòng nhân sự, phòng văn hóa, phòng tổ chức sự kiện (nếu có) ở các cơ quan, công ty. Hiện nay, ở Việt Nam nói riêng và trên khắp thế giới nói chung có rất nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện, đây là nơi làm việc lí tưởng cho các nhà tổ chức sự kiện.

Ở Việt Nam có nhiều công ty tổ chức sự kiện như Queen Media, MTD Vietnam Coporation, Công ty Tổ chức sự kiện Rồng Việt, Công ty Tổ chức sự kiện Hoàng Gia, Công ty Tổ chức sự kiện Star Event, v.v.

Nếu đã là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và uy tín, bạn có thể đứng ra tự mở công ty tổ chức sự kiện hoặc làm việc tự do.

Về môi trường làm việc, các nhà tổ chức sự kiện phải làm việc ở cả văn phòng lẫn ngoài trời, tại các địa điểm đàm phán với khách hàng, đối tác cung cấp dịch vụ hoặc địa điểm tổ chức sự kiện.

• Văn phòng tổ chức sự kiện: Các nhà tổ chức sự kiện làm việc trong văn phòng để làm các công việc hành chính như sắp xếp lịch gặp khách hàng và các đối tác, đặt phòng khách sạn, đặt chỗ địa điểm, lên kế hoạch, tính toán dự trù chi phí, phân công nhân sự…
• Địa điểm khác: Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải thường xuyên di chuyển để khảo sát địa điểm, tìm nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, gặp đối tác để kí hợp đồng, v.v. Các địa điểm tổ chức sự kiện có thể bao gồm các trung tâm hội nghị, khách sạn, trường đại học, v.v.