Tìm hiểu về nghề thư ký

>> Kinh doanh và quản lý >> Quản trị - quản lý >> Quản trị văn phòng


  1. Thư ký là gì?

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

 

2. Thư ký làm gì?

Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 1980. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều khối lượng công việc của thư ký nay đã giảm tương đối nhiều. Ngoài ra thì công việc lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm chiếm mất nhiều thời gian. Hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Đối với các doanh nghiệp, từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với những người cùng cộng tác, với khách hàng.

Nhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ… Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty.

Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đào tạo bài bản.