Tìm hiểu về Nhân viên hành chính

>> Kinh doanh và quản lý >> Quản trị - quản lý >> Quản trị văn phòng


Một nhân viên hành chính làm việc tốt là điểm tựa đáng tin cậy đảm bảo sự trơn tru trong công tác tổ chức và sắp xếp. Đây là một công việc ổn định, là vị trí nhận được sự tín nhiệm cao. Nếu bạn là một người tỉ mỉ, có đầu óc sắp xếp và tổ chức; bạn chan hòa và thích giúp đỡ mọi người… thì đây chính là công việc mà bạn có thể gắn bó!

Nhân viên hành chính là ai?

Thủ tục hành chính cũng giống như dầu máy tra vào bánh xe. Dù là hậu cần, giấy tờ, quản lý nhân sự, phúc lợi… đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành, tốc độ và sự hiệu quả của cả bộ máy phía sau. Công việc hành chính thường bị nhiều người xem là nhỏ nhặt nhưng thực tế, trong môi trường cạnh tranh chuyên nghiệp, chỉ cần vắng mặt những nhân viên này một lát, cả văn phòng sẽ loạn lên như một đứa trẻ đã quen tay mẹ chăm sóc nay phải tự làm mọi thứ vậy.

Nhân viên hành chính làm gì?

Nhân viên hành chính thường bị “đổ oan” là những người nhàn rỗi khi chỉ làm việc với giấy tờ, quản lý các con dấu. Nhưng trong 8 nhóm công việc kể trên, họ có tới hàng chục đầu việc nhỏ để giải quyết:

  • Quản lý thư từ, thư điện tử, bưu kiện, chuyển phát nhanh
  • Tiếp nhận, xử lý các công văn đến và đi
  • Soạn thảo các thư từ kinh doanh, gửi fax
  • Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu, nhập dữ liệu thông tin
  • Quản lý văn phòng phẩm, kiểm soát, nộp hóa đơn
  • Trả lời điện thoại, làm các công việc lễ tân
  • Sắp xếp, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, phỏng vấn, liên hoan…
  • Chạy hệ thống máy móc văn phòng (máy photo, máy in, máy tính, máy fax…)
  • Đặt báo, phục vụ nhu cầu hàng ngày của nhân viên trong công ty. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Trách nhiệm của một nhân viên hành chính rất đa dạng và bao quát. Họ thống nhất công việc của các phòng ban khác; tham gia vào việc liên lạc với các đối tác bên ngoài; tư vấn các vấn đề pháp lý, thủ tục cho lãnh đạo; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Những nhân viên hành chính tiềm năng sẽ có cơ hội nắm giữ những vị trí có ảnh hưởng chính trị trong công ty. Do đó, đừng cho rằng hành chính là một ngành khô khan và buồn tẻ, hãy nhìn vào những hấp lực ẩn sâu bên trong đó nếu bạn yêu thích. Bạn đã sẵn sàng chưa?

Nhân viên hành chính làm việc ở đâu?

Với tính chất công việc bàn giấy, các nhân viên hành chính thường xuyên phải có mặt trong văn phòng để nhận đầu việc, xử lý các giấy tờ, sẵn sàng hỗ trợ tất cả các bộ phận khác. Trong quá trình thực hiện các công việc, họ có thể đi ra ngoài để lo tất cả các khoản chi phí, hóa đơn, thủ tục, giấy tờ cho công ty.

Bộ phận hành chính là bộ phận gần như hiển nhiên trong bất kỳ một cơ quan nào. Do đó cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Bạn sẽ làm việc tại các công ty, văn phòng, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ… Ở nhiều công ty, Hành chính và Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được sắp xếp chung vào một bộ phận để công việc giữa các nhóm được trao đổi thuận lợi và dễ thống nhất hơn.

Những nhân sự hành chính được đào tạo bài bản có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện Hành chính là một ví dụ). Ngoài ra, việc nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một vị trí rất lý tưởng.

Môi trường công việc hành chính vốn cũng không phải quá “hot” để thu hút tuyển dụng nhân lực như các ngành nghề khác, song hành chính vẫn là ngành có đủ “đất” cho bạn “dụng võ”. Hãy tin rằng khi đã thực sự cố gắng bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn, thậm chí làm lãnh đạo từ một nhân viên hành chính.